Sådan skriver du en præstationsanmeldelse

Ikke alle nyder udsigten til at få feedback på deres arbejdsindsats. Selv for de mest fantastiske medarbejdere kan det uvist, hvad deres chef vil sige om dem i en årlig præstationsgennemgang, være angstfremkaldende. Derfor er det ekstremt vigtigt at skrive en respektfuld, ærlig og retfærdig præstationsanmeldelse til dine medarbejdere. Lige meget hvad du skriver, lever det med medfølelse.

At skrive præstationsevalueringer kan også være stressende for en chef. Hvordan kan du taktfuldt fortælle nogen om de områder af deres jobbeskrivelse, hvor de missede målet? Hvordan kan du tydeligt beskrive for nogen de nøjagtige måder, de kan forbedre deres præstationer på?

Her er nogle tips, bedste praksis og ting, du skal undgå, når du laver en præstationsgennemgang, der hjælper dine medarbejdere med at komme videre og forbedre sig med tillid.

Fordelene ved en præstationsgennemgang

Medarbejdernes præstationsanmeldelser skal ses som en positiv oplevelse, da de spiller en vigtig rolle for virksomhedens sundhed. Det er en chance for ledere og medarbejdere til at diskutere metoder, virksomheden kan anvende for at få mere succes i fremtiden. Du kommer til at se på medarbejderens, lederens og virksomhedens styrker og svagheder.

En vellykket resultatgennemgang vil være:

• Nyttigt for arbejdsgiveren: Præstationsgennemgangen skal være en samtale. Medarbejderen bør tilbydes muligheden for åbent at udtrykke, hvordan de mener, at teamet og virksomheden kunne arbejde mere effektivt. Du kommer til at høre et frisk perspektiv på, hvad der ikke fungerer fra medarbejderens synspunkt.
• Nyttigt for medarbejderen: En velskrevet anmeldelse giver en medarbejder validering for det gode arbejde, de udfører, og konstruktiv feedback på, hvordan de kan forbedre sig. Dette vil hjælpe dem med at vokse professionelt og give dem klare mål at arbejde hen imod. Dette vil hjælpe dem med at forbedre sig selv for deres egen karriere og som et aktiv for virksomheden.
• Nyttigt for virksomheden: Gennem disse anmeldelser får ledelse og medarbejdere chancen for at se, hvordan de alle sammen kan arbejde sammen om at forbedre sig som helhed. Ledelsen får at se, hvordan folk klarer sig over hele linjen, både på individuelt plan og også på virksomhedsniveau. De kan derefter udvikle en spilleplan for at løse problemområder og udnytte succeser.

Anmeldelser er en tak for det veludførte arbejde og en køreplan til forbedring for virksomheden som helhed.

Performance Review-processen

I en stor nok virksomhed vil opgaven med at administrere præstationsvurderingerne ligge på personaleafdelingen (HR). HR-lederen udleverer anmeldelsesskemaet på forhånd til både den, der afgiver anmeldelsen, og den, der gennemgås. Den person, der bliver gennemgået, vil fuldføre en selvevaluering, bemærkning om, hvad de gjorde det år med succes, og notere områder, hvor de mener, at de kunne forbedre sig med vejledning og træning.

Afhængigt af virksomhedens størrelse og struktur vil dette se forskelligt ud i hver branche. For en lille virksomhed med kun en håndfuld ansatte er lederen eller endda ejeren en god person til at administrere anmeldelser. Den, der giver anmeldelsen, bør være i en stilling som øverste ledelse og have hyppig kontakt med de medarbejdere, de anmelder i det daglige. Nogle gange vil teammedlemmer gennemgå hinanden i en kollaborativ peer review-proces. Denne tilgang fungerer godt, når jævnaldrende arbejder tættere sammen med hinanden end nogen i en lederstilling.

Ting, du skal undgå, når du skriver en præstationsanmeldelse

Når du skriver anmeldelser, der er bedste praksis og der er problematiske teknikker, der fører til en uproduktiv anmeldelse. Her er nogle ting, du skal undgå, når du arbejder med gennemgangsprocessen.

• Lad være påpege negativer uden at give konstruktiv feedback. Hvis du fortæller en medarbejder, at de gør noget dårligt eller forkert, skal du fortælle dem den mest effektive eller korrekte måde at gøre det på. Hvis du ikke giver dem håndgribelige måder at forbedre og de værktøjer, de skal bruge for at få succes , forvent ikke, at medarbejderens præstation bliver anderledes, næste gang de får en anmeldelse. Hvis du ikke har tid til at skitsere den specifikke proces, skal du sørge for at oprette en opfølgende aftale med en punktperson, der kan undervise dem.
• Lad være dominere samtalen. Der skal være medarbejderinddragelse under samtalen. Mens du bør styre samtalen, når du diskuterer medarbejderens præstation, skal du være modtagelig over for, hvad de siger om virksomhedens struktur og din ledelsesstil. Ingen kender processen og strukturen i en virksomhed som en, der navigerer i den hver dag, og de er godt rustet til at give feedback om, hvad der virker og ikke virker. Og hvis du ikke er villig til at lytte til deres kritik, hvor meget vil de så lægge i den kritik, du tilbyder dem?
• Lad være bunke på. Selv for den dårligst præsterende medarbejder kan du ikke få en vellykket anmeldelse, hvis det kun er en halv time, hvor du fortæller dem alt, hvad de gør forkert. Intermitterende under gennemgangen, sørg for at notere ting, de gør korrekt. Hvis de føler, at det eneste, du ser i dem, er det negative, hvorfor skulle de så føle sig motiverede til at forbedre sig i fremtiden? Prøv at gruppere de ting, de kan arbejde på, i specifikke kategorier, så du ikke harper på kræsne detaljer. Giv dem et bredt overblik over områder, der kræver opmærksomhed, og byd på løsninger på, hvordan de kan forbedres, i stedet for at skitsere hver eneste ting, de gør forkert.

Nu hvor du har en idé om ting, du skal undgå, er her nogle bedste praksisser, du kan indarbejde i din anmeldelse.

hvordan man finder ud af dit stjernetegn

• Bogslut anmeldelsen med positive. Selvom du føler, at medarbejderen næsten ikke har gjort noget af værdi, hvis du vil have, at de lytter til og bevarer din feedback, du skal begynde og slutte med ros for at holde deres moralniveau . Hvis du starter samtalen med negativer, kan medarbejderen lukke ned og ikke lytte til et ord af anmeldelsen. Hvis det føles, at de kun hører negativt efter negativt, vil de ikke være i stand til at håndtere og fordøje al feedback. Giv dem i det mindste noget positivt for at begynde samtalen og noget rart for at afslutte mødet. Hvis de går væk og føler sig ubrugelige, vil de ikke have motivationen eller evnen til at forbedre sig.
• Giv håndgribelige måder at handle på konstruktiv feedback. Når du diskuterer medarbejderens forbedringsområder, skal du sørge for at forklare præcis, hvordan de kan forbedres. Hvis du skriver, at medarbejder er dårlig til at skrive rapporter, så fortæl dem præcis, hvordan man skriver en god. De er måske ikke særlig gode til noget, fordi de aldrig er blevet vist den rigtige måde at gøre det på. Negativ feedback for negativ feedbacks skyld giver ikke medarbejderen nogen mulighed for at vokse i fremtiden.
• Giv numeriske eller alfabetiske præstationsvurderinger. Denne metode virker muligvis ikke for alle brancher. Nogle menneskers hjerner behandler ikke en tekstblok såvel som tal. Hvis du har et defineret karaktersystem, kan en medarbejder få en klarere idé om, hvor de står. Hvis din branche har kvantitative standarder, er disse karaktersystemer nemme at generere. Hvis du arbejder med salg, er et gennemsnit på 100 salg på en måned et A. Hvis du arbejder i kundeservice, kan du basere succesbarometre på, hvor hurtigt en kasserer kan scanne varer. I brancher, hvor du har adgang til kvantitative data, kan opsætning af et karaktersystem måske hjælpe medarbejderne til at få et bedre indtryk af, hvor godt deres præstationer rangerer i henhold til virksomhedens standarder.
• Vær ærlig, men rimelig. En medarbejder vil ikke forbedre sig, når deres anmeldelse kun består af lysende komplimenter. At give dem ærlig feedback er et kompliment i sig selv; det viser, at du tror på deres evne til at vokse og forbedre sig som professionel. Hvis din medarbejder er i den modsatte ende af spektret, kan de ikke forbedre sig, hvis anmeldelsen kun er en halv time efter, at du beklager dem. Fokuser på det positive og negative for alle dine medarbejdere, så de alle kan forbedre sig og forblive modtagelige for kritik.

Præstationsanmeldelsen bør ikke være en enkelt samtale; det er begyndelsen på vækst for dine medarbejdere, ledelse og virksomhedens struktur. Det er vigtigt at tage sig tid til at sætte mål og give konstruktiv feedback, så medarbejderen har noget at række ud efter og håndgribelige måder at forbedre deres præstation på.

Ideelt set burde intet sagt i præstationsvurderingen være en overraskelse for medarbejderen. Korrekte kommunikationskanaler mellem ledelse og medarbejdere bør være åbne året rundt, ikke kun én gang om året. Den officielle gennemgang er simpelthen en måde at opsummere året på en måde, der giver alle involverede parter en klar køreplan for at komme videre sammen som et team.