Ingen er perfekt. Når du jonglerer med mange klienter eller en lang opgaveliste, kan visse e-mails sidde uåbnet i din telefon i pinligt lang tid. Selvom du måske føler dig skamfuld, nervøs eller ked af det, når du først indser din fejl, er det vigtigt at rette op på situationen ved at kommunikere med den involverede person gennem et undskyldende sent e-mailsvar.
Hvis skriftlig kommunikation ikke er din stærke side, og du kæmper for at lave denne e-mail, skal du ikke gå i panik! Vi har lavet fire sene e-mail-svarskabeloner til forskellige situationer, så du kan have en baseline for, hvordan du reagerer med oprigtige undskyldninger og planlægger at komme videre sammen.
Det grundlæggende
Lige meget hvad din grund er til at skrive et sent e-mail-svar, er der et par dos and don'ts til at lave denne besked.
- Husk alle de rigtige elementer i professionel kommunikation. Formålet med denne e-mail er at undskylde og demonstrere, at du stadig er en professionel, der er værd at arbejde sammen med. Hav en direkte, specifik emnelinje, start med en professionel hilsen, læs altid korrektur, undgå afslappet slang, hold en professionel tone og slut med en afsluttende signatur. Når du har et forsinket svar, kan du virke uorganiseret og uprofessionel. Bekæmp den forestilling med en velkonstrueret, tankevækkende note, der overholder alle de professionelle standarder for elektronisk kommunikation .
- Accepter skylden, hvor skylden skyldes. Lige meget hvad årsagen var til den sene e-mail - om der var en personlig nødsituation, eller du bare helt glemte det - undskyld oprigtigt for forsinkelsen. At acceptere den skyld vil vise, at du tager ansvar for dit arbejde og ikke bare flytter skylden over på en anden.
- Vær åben og ærlig. Hvis du føler dig godt tilpas, kan du fortælle om årsagen til din forsinkelse. Gå ikke i for mange personlige detaljer; i stedet for at sige, at din mor blev diagnosticeret med kræft, skal du blot sige, at du har modtaget nogle dårlige nyheder om et familiemedlem, og at du har været optaget af at hjælpe dem gennem denne svære tid. Alle kan relatere til, at der sker ting i livet. At give et lille indblik i dit liv, uden at være for afslørende, kan give dem en idé om, hvad du går igennem, og de vil forstå mere, hvor du kommer fra.
- Vær ikke alt for følelsesladet. Selvom det er vigtigt at være ærlig over for din klient, da det kan skabe tillid, er der forskel på ærlighed og TMI. Uanset hvad det er, du går igennem, er professionel kommunikation ikke stedet for at løse dine problemer. Hold dit svar poleret og fjern unødvendige detaljer. Du kan sige, at du har oplevet et tab, men bliv ikke mere specifik end det.
- Detaljer om dine næste skridt om, hvad du planlægger at gøre fremover. Vigtigst af alt, lapp denne laps i kommunikationen med din detaljerede plan for, hvordan du vil flytte projektet fremad nu, hvor du er indhentet. Fortæl dem, hvad dine trin er, hvad du har brug for fra dem, og hvordan I begge kan arbejde sammen for at få det projekt, du arbejder på, op igen.
Åben og ærlig kommunikation kan løse næsten ethvert problem. En velformuleret e-mail kan hjælpe dig med at komme tilbage på sporet til at reparere dette professionelle forhold.
Sen e-mail-svarskabeloner
1. Når du lige har glemt at svare
Vi er alle skyldige i dette; du åbner en e-mail, svarer i dit hoved, lave en mental note for at svare senere , og så svarer du... aldrig. Når du husker det, har du ladet dem hænge i en uge eller længere.
750 ml er lig med hvor mange ounces
Så hvordan konstruerer du et svar, så du ikke ser helt uprofessionel og uorganiseret ud?
Modtager -
Jeg er så ked af, at jeg først returnerer din e-mail nu. Jeg læste din e-mail kort efter, at du sendte den og ville svare samme aften. Med alt i gang, forsvandt det i shuffle, og jeg håber, du vil tilgive mig for så sent et svar.
Når du har undskyldt, kan du fortsætte med at svare på deres e-mail.
2. Når du har misset en projektdeadline
Nogle gange kan et langsomt svar på en e-mail resultere i en overskredet deadline. I dette tilfælde skal du ikke kun undskylde, men arbejde sammen med klienten for at komme med en ændret tidslinje, der passer til begge dine behov. At tilbyde løsninger og forslag fra din side vil vise, at du er parat til at løse problemer og tilpasse dig.
Modtager -
Jeg er ked af at meddele dig, at jeg ikke har denne del af projektet afsluttet endnu, og jeg missede vores deadline. Jeg havde en personlig begivenhed, der påvirkede min tilgængelighed [eller] På grund af uforudsete komplikationer tog denne særlige del af opgaven længere tid, end jeg tidligere havde tildelt i vores tidslinje. Jeg beklager eventuelle komplikationer, dette kan forårsage for din ende. Jeg tror med en dedikeret indsats, at jeg vil være i stand til at fuldføre denne del af projektet inden denne dato. For at komme tilbage på sporet og nå vores næste deadline, foreslår jeg, at vi henter denne person til at hjælpe os med at afslutte projektet.
Brug denne fejl til at forstå dine tidsstyringsevner og forudsige i fremtiden, om du går glip af en deadline. Nogle gange sker der livet, og ting dukker op, men hvis du kan fortælle nogen inden den forpassede deadline, at du måske har brug for en forlængelse, kan de hurtigere blande tingene på deres ende, så I kan arbejde sammen om en løsning.
hvordan man syr et hul i jeans
3. Når du vender tilbage fra fri
Når du skal være ude af kontoret i et par dage, er det god praksis at oprette et automatisk svar, der fortæller, hvornår du vender tilbage, hvordan du kan kontaktes i nødstilfælde, og hvem de kan kontakte i i mellemtiden for et hurtigt svar. Men hvis du var ude uventet eller blot glemte det, er her en god måde at svare på presserende beskeder i din indbakke.
Modtager -
Mange tak for din e-mail! Jeg beklager min forsinkelse i svaret. Jeg var ude af kontoret fra [denne dato] til i morges for at tage mig af personlige anliggender, men jeg er nu tilgængelig og besvarer gerne dit spørgsmål.
Du kan give en mere specifik årsag til dit fravær, hvis du er tæt på klienten, men du kan forblive så vag, som det er nødvendigt, for at du kan føle dig godt tilpas.
Efter denne åbning kan du give den ønskede information, som din klient har brug for.
4. Når du ikke længere kan opfylde betingelserne for projektet
Nødsituationer sker. Familiemedlemmer bliver ekstremt syge, en elsket dør, du kommer ud for en ulykke og er indespærret på hospitalet. Nogle gange kommer livet i vejen for arbejdet, og du kan simpelthen ikke fuldføre et projekt, du har lovet at afslutte.
hvordan skriver man et manuskript
Når du er forsinket med at svare på en e-mail, og du skal fortælle dem, at du ikke længere kan påtage dig projektet, er det vigtigt at håndtere emnet på en yndefuld måde og tilbyde løsninger, hvor du kan.
Her er et eksempel på en e-mail, du kan justere for at forklare din situation.
Modtager -
For nylig har jeg oplevet en ødelæggende begivenhed i mit personlige liv, som har påvirket min evne til at arbejde markant. På grund af denne begivenhed vil jeg ikke længere være i stand til at fuldføre dit projekt tilstrækkeligt. I en overskuelig fremtid har jeg besluttet at tage fri for at hjælpe min familie, og jeg vil ikke være i stand til at fuldføre dinprojekt.
I mit sted kan jeg varmt anbefale denne person at overtage jobbet. Jeg udfyldte dem på detaljerne om dit projekt og kopierede dem på denne e-mail, så I kan begynde at tale om de næste trin, der er nødvendige i projektet. Denne person har stor erfaring inden for dette felt, og jeg tror, du vil virkelig nyde at arbejde med dem.
Kopi den nye person, du anbefaler til at overtage jobbet i e-mailen, så din klient straks kan begynde at arbejde med dem. Hvis du gør det, hjælper det alle med at komme i gang med at fortsætte projektet, hvor du slap, så hurtigt som muligt.
Mængden af arbejde, du skal udføre i forbindelse med overgangen til projektet, afhænger i høj grad af den type job, du lavede. Hvis du var freelance videograf og ikke længere kan dække begivenheden, kan du blot informere den nye freelancer om begivenhedsdetaljerne og kundens forventninger, så de kan overtage optagelsen derfra. Hvis du overfører projektet til en anden person i din virksomhed, er de forhåbentlig bekendt med din jobbeskrivelse og den klient, de overtager for tiden.
Hold dit sene e-mailsvar ærligt
Selvom du tog flere dage at svare, er det vigtigste, du kan gøre for at redde forholdet, at være åben og ærlig med din kommunikation. Folk værdsætter ærlighed, og en ægte undskyldning for forsinkelsen sender et stærkt budskab om, at du er parat til at rette dine fejl.
Prøv i fremtiden at huske, at et kort svar er bedre end tavshed. Hvis du ikke har tid til at sende et fuldstændigt svar, så send en hurtig e-mail, hvor du siger, at du har modtaget deres besked og ser frem til at tale med dem i detaljer snart. Konfigurer derefter en påmindelse på din telefon for at bede dig om at svare, når du har mere tid. At vide, at de ikke er blevet glemt, men du er midt i at håndtere noget andet, sender beskeden om, at du bekymrer dig. Udsæt ikke at svare; at bruge et øjeblik på at sende en hurtig besked kan gøre en verden til forskel.
